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이메일은 모든 비즈니스에서 기본 커뮤니케이션 도구로 사용되고 있다. 팩스와 전화 시대를 거쳐 스마트폰을 중심으로 한 각종 커뮤니케이션 앱이 활발히 사용되지만, 이메일은 옵션이나 모험이 아닌 필수 아이템으로 각인된 지 오래다. 실제로 이메일을 사용하지 않는 경우는 있어도, 이메일 주소가 없는 경우는 드물다.
이처럼 비즈니스의 기본인 이메일 서비스를 고를 때는 신중해야 한다. 수많은 이메일 서비스 제공 업체 중에서 각각의 비즈니스에 적합한 것을 찾는 과정이 필요하다. 동료 직원, 거래처, 고객과의 커뮤니케이션에서 최대치를 끌어낼 수 있는 방법은 무엇일까? 답은 간단하다. 필요한 기능을 명확히 정하고, 비용을 고려해 가장 최적화된 서비스를 고르는 것이다.
여기서 우선적으로 고려해야 할 중요한 사항 몇 가지를 소개한다. 더욱 세세한 부분은 이메일 서비스 전문업체에서 제공하는 서비스 안내 매뉴얼이나 부가서비스를 확인하면 도움이 될 것이다.
도메인은 비즈니스를 시작할 때 사용하는 고유한 브랜드 혹은 상호를 온라인에 나타내고자 할 때 가장 먼저 고려해야 한다. 도메인 하나가 홈페이지, 이메일 등 인터넷 상에서 브랜딩을 돕기 때문이다. 사내 커뮤니케이션용으로만 이메일을 이용할 경우에는 외부로 노출되는 이미지에 구애받을 필요가 없다. 따라서 포털 사이트에서 무료로 제공하는 범용 메일을 사용해도 문제가 되지 않는다. 예를 들어 [username]@gmail.com이나 [username]@daum.net을 자유롭게 사용할 수 있다.
반면, 협력사나 고객과 소통하면서 이메일이 회사를 대표하는 용도로 쓰인다면 공식 도메인을 사용하는 것이 좋다. [username]@[company].com은 이메일 주소에서 회사를 유추할 수 없는 경우에 비해 훨씬 체계가 잡혀 있다는 인상을 준다. 이때 이메일은 명함과 같은 역할을 하면서 회사의 신뢰도와 조직의 통일성을 높인다.
어떤 도메인 주소를 쓸지 결정했다면 이메일을 얼마나 사용할지 파악할 차례다. 평균 이메일 사용량과 인원을 체크해보자. 계정을 몇 개까지 만들지, 총 사용할 용량을 어느 정도로 잡을지 예측하면 도움이 된다. 대부분 용량에 따라 과금 단계가 나누어지므로 적절한 상품을 선택하면 비용 손실을 줄일 수 있다.
용량 확보를 위해 받은편지함과 보낸편지함을 수시로 체크해 백업하거나 삭제해야 한다면 업무 집중도와 능률이 떨어질 수밖에 없다. 정해진 용량을 초과하면 추가로 구입해 사용할 수 있지만, 무엇보다 가장 편한 방법은 용량을 무제한 제공하는 상품을 선택하는 것이다. 용량제에 비해 비용이 많이 드나 고민할 필요 없이 사용할 수 있는 장점이 있다. 직원의 개별 계정에 할당되는 용량의 범위도 따로 정할 필요가 없어 편리하다.
비즈니스용 이메일은 범용 이메일과 다른 특수성을 지닌다.
기업에서는 이메일에 기록되는 직원의 커뮤니케이션과 업무 내역을 통제하고 관리하기 원한다.
매니지드 메일은 기업에서 가장 수요가 높은 서비스 유형이다. 모니터링을 통해 메일 사용의 투명성을 확보할 수 있기 때문이다. 예컨대, 이메일이 임의로 삭제된 경우 경로를 추적해 복원할 수 있다. 아웃룩같은 다른 메일 프로그램을 무단으로 사용하는 경우 서버에서 삭제되도록 할 수 있고, IP를 통제해 사내 망으로만 접속할 수 있게 제한하는 경우도 있다.
업무에 관련된 각종 커뮤니케이션이 이메일을 통해 이루어진다는 사실은 이메일이 정보의 보고라는 점을 의미한다. 기밀을 포함한 사내 정보가 이메일을 타고 흘러가는 것을 막고 싶다면 보안에 중점을 둔 서비스가 유용할 것이다. 예를 들어, 회사 도메인이 아닌 타 계정으로 파일을 첨부해 발송 시 상급자의 승인을 요하거나 일정 기간 후 삭제되는 기능을 사용해 유출 위험을 줄일 수 있다. 특히 BYOD(Bring Your Own Device)를 도입하는 기업이 늘면서 보안을 위한 이메일 서비스가 주목받고 있다. |
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비즈니스에 특화된 이메일 서비스는 일반적인 송수신 역할 이상의 기능을 해낸다. 영업직군이나 1인 기업처럼 직원 한 명이 여러 계정을 사용할 경우에 일일이 로그인해 관리해야 하는 번거로움을 없앤 서비스도 있다. 한 페이지에서 여러 계정으로 송수신된 모든 이메일을 확인할 수 있게 하는 것.
이메일을 기반으로 한 사내 인트라넷을 활용할 수도 있다. 이메일 서비스 전문업체에서 제공하는 그룹웨어를 살펴보자. 이메일을 비롯해 사내 게시판, 메신저, SMS같은 커뮤니케이션 도구뿐 아니라 전자결재, 전자세금계산서 등 중소기업에서 필요한 관리툴을 통합해 사용할 수 있다. 여기에 모바일 앱을 지원하는 경우 더 편리하게 이용할 수 있다.
이메일을 어떻게 활용하느냐가 회사의 업무 효율을 좌우한다. 이메일 하나는 회사를 대표하는 커뮤니케이션 수단이며 업무와 관련된 중요한 내용을 담는다. 더불어 사내 인트라넷의 기본이 되기도 한다. 회사는 이렇게 정보 그 자체인 이메일을 관리하고 보호하고자 한다. 각각에 특화되어 발전한 여러 이메일 서비스가 있으므로 어디에 중점을 두는지에 따라 선택지가 달라질 것이다.
무엇보다 기본적으로 살펴야 하는 부분은 이메일 서비스 제공 업체의 경험과 기술력이다. 장애 대처 능력이 빠른지, 고객 지원이 충분히 이루어지는지 등 지속적인 관리가 수반되어야 필요한 기능을 원활히 사용할 수 있다. 신중히 선택한 비즈니스 이메일은 든든한 업무 기반이 될 것이다. |
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